Innstramming i reglene rundt trekkfri diett og dagsreiser uten overnatting

Yrkesreise​

Et nytt vilkår som nå gjelder, er at arbeidstakeren må ha vært på en yrkesreise for å ha krav på diett. Det er yrkesreisebegrepet slik dette er definert i Finansdepartementets skatteforskrift § 6-44-13 som skal legges til grunn.
​
Å avgjøre hva som er en yrkesreise etter disse reglene kan være vanskelig nok i seg selv. Kort sagt gjelder det reiser til og fra og mellom ikke faste arbeidssteder. Dette vil typisk være reiser mellom bolig og ikke fast arbeidssted, reiser mellom fast arbeidssted og ikke fast arbeidssted og reiser mellom ikke faste arbeidssteder.

Det er imidlertid ikke alle typer yrkesreiser som gir rett til trekkfri diett. Skattedirektoratet har i kunngjøringen av 23.10.2017 bestemt at det skal være enkelte unntak. Dette gjelder for det første de som anses å være på yrkesreise ved reiser mellom bolig og fast arbeidssted fordi de har behov for å frakte arbeidsutstyr i bil, for eksempel fordi utstyret er tungt eller ikke kan oppbevares trygt på arbeidsplassen. Videre gjelder det de som har mobilt arbeidssted, det vil si de som utfører arbeidet på et transportmiddel for eksempel togpersonell, flybesetning, sjåfører, mannskap på båt osv.

Merkostnader​

​I tillegg til kravet om at arbeidstakeren må være på en yrkesreise, må han også ha merkostnader til kost. Hva som ligger i dette har direktoratet sagt noe om i Forskuddsutskrivingen for 2018. Direktoratet uttaler følgende:

«Rett til skattefri dekning av kostutgifter forutsetter at skattyter påføres merkostnader. Utgifter til kost gir i seg selv ikke grunnlag for skattefri kostnadsdekning, da dette i utgangspunktet er utgifter som skattyter vil ha uansett og uavhengig av hvor arbeidet utføres. Det må således være tale om en ekstra kostnad til kost, oppstått på aktuelle reise. Hvorvidt skattyter rent faktisk pådrar seg merkostnader eller ikke, beror i stor grad på skattyters arbeidssituasjon. Merkostnader i denne sammenheng må således vurderes opp mot forutsigbarheten knyttet til vedkommendes arbeid og hvor denne normalt utføres.

Skattyter som har et arbeid som nødvendiggjør regelmessig reising (f. eks. håndverkere, selgere), anses normalt ikke å ha merkostnader til kost på slike reiser. Slike kostnader vil i utgangspunktet utgjøre skattyters ordinære matutgifter og må kunne likestilles med kostnader til mat fra kantine, matbutikk e.l., som andre skattytere uten reisevirksomhet påføres.
​
Skattyter som reiser mer sporadisk i kundemøter e.l. vil kunne anses å ha merkostnader til kost da muligheten til å planlegge dagen og måltider ikke er tilstede i samme utstrekning som en vanlig arbeidsdag i vedkommendes yrke. Dette forutsetter at kostnadene til mat ikke dekkes av andre (arbeidsgiver, kunde mv.).»

​Hva betyr egentlig «merkostnader»?

Som vi skrev om tidligere i høstbrevet kreves det at den ansatte har «merkostnader» for å kunne få trekk- og skattefri diettgodtgjørelse på dagsreiser (og dagsreisene må være yrkesreiser). Hva som egentlig ligger i merkostnadskravet er uklart, men vi skal forsøke å gi litt veiledning på hvordan man kan tenke.
​
For det første er det antakelig arbeidsgiver som står nærmeste til å vurdere om de ulike ansatte har merkostnader. Dette har også Skattedirektoratet gitt uttrykk for. Likevel er det uheldig at Skattedirektoratet ikke har gitt nærmere retningslinjer for vurderingen. Vi anbefaler derfor at dersom arbeidsgiveren mener det er grunnlag for å hevde at merkostnadsvilkåret er oppfylt, så bør det begrunnes og skrives ned. Dette bør skrives ned nå, og ikke f eks i forbindelse med et bokettersyn. Vurderingen bør gjøres på ansattnivå eller for en gruppe ansatte som er sammenlignbare.

Det er slik vi forstår det ikke de konkrete kostnadene som er avgjørende når man skal vurdere om det er merkostnader, men om reiseaktiviteten som sådan er påregnelig som en del av den jobben man er satt til å gjøre, om  reisene, dagene og måltidene er mulige å planlegge, om de er forutsigbare mv. Skattedirektoratet har gitt uttrykk for at reisehyppigheten ikke i seg selv er avgjørende, men vi tror likevel at reisehyppigheten i praksis vil ha betydning. Altså, desto flere reisedøgn/dager sammenlignet med kontordager, desto vanskeligere kan det bli å argumentere for at det er merkostnader. Grunnen til dette er at man trolig må se hen til hva som er “normalsituasjonen” i vurderingen av påregnelighet/forutsigbarhet.

Reiser man veldig mye, og kanskje nesten hele tiden kan det altså i praksis bli vanskelig å argumentere for at det er merkostnader. Har man en miks av kontordager og reisedager er det kanskje lettere. Er man i all hovedsak på kontor/et fast sted, men innimellom på reise, har man nok en enda lettere argumentasjon for at det er merkostnader. Når man ser på omfanget av reisingen må både overnattingsreiser og dagsreiser med i vurderingen.

Så kan det selvsagt diskuteres hvor stor vekt det er riktig å legge på reisehyppigheten. Også en arbeidssituasjon med stor reisevirksomhet kan etter vår oppfatning innebære et uforutsigbart reisemønster og utfordringer med å planlegge dagen og måltider. Etter vår oppfatning blir det derfor ikke riktig å legge avgjørende vekt på hyppigheten, men vi tror nok at dette vil være et moment.

​Hvordan løse dekking av ansattes utgifter til mat på dagsreiser billigst mulig?

​Mat som naturalytelse
Som andre også har vært inne på følger mat som naturalytelse egne regler i skattelovgivningen. Har man ansatte som ikke oppfyller merkostnadsvilkåret og dermed ikke kan motta trekk- og skattefri diettgodtgjørelse eller refusjon, kan man vurdere naturalytelsen. Det vil si at de ansatte kjøper eller får mat, men regningen går rett til arbeidsgiver, eksempelvis ved betaling med firmakort eller hvor serveringssteder/bensinstasjoner el kan sende regning rett til arbeidsgiver.
​
Skattereglene sier da at den ansatte skal skattlegges for fri kost etter sats. For 2018 er satsene:

Fri kost - alle måltid	kr 88
Fri kost - to måltid	kr 69
Fri kost - ett måltid	kr 45

​Ønsker man å tilby ansatte mat på reise betyr dette at man antakelig kommer billigere unna både som ansatt og som arbeidsgiver fra et skatteståsted, ved å velge naturalytelsen. Men man må selvsagt vurdere hvor høye kostnader som skal tillates, og i hvilke situasjoner.

​Nye diettsatser gjeldende for 2018

Satser ved reiser innenlands:
Private virksomheter må følge Skattedirektoratets satser for å unngå trekkplikt. Se egen kolonne nedenfor.

Tekst	Statens reiseregulativ - satser	Skattedirektoratets trekkfrie satser
Døgndiett ved overnatting på hotell	kr 754,- (733,- før 22. juni)	kr 569,-
Døgndiett ved annen overnatting uten kokemuligheter (eks. pensjonat, hybel)	kr 754,- (733,- før 22. juni)	kr 159,-
Døgndiett på yrkesreise/tjenestereise ved annen overnatting med kokemuligheter (eks. hybel, brakke, privat overnatting)	kr 754,- (733,- før 22. juni)	kr 88,-
Døgndiett for langtransportsjåfører	kr 0,-	kr 300,-
Dagdiett – f.o.m 6 – t.o.m 12 t	kr 297,- (289,- før 22. juni)	kr 297,- (289,- før 22. juni)
Dagdiett – over 12 timer	552,- (537,- før 22. juni)	kr 552,- (537,- før 22. juni)
Nattillegg	kr 430,-	kr 430,-
Bruk av egen bil inntil 10.000 km i året	kr 3,90 (før 22. juni 4,10)	kr 3,50